Vergi Usul Kanunu’nun 171’inci maddesi gereği olarak mükellefler defterlerini vergi uygulaması açısından aşağıdaki maksatları sağlayacak şekilde tutmak zorundadırlar. Şöyle ki;
* Mükelleflerin vergi ile ilgili servet, sermaye ve hesap durumunu tespit etmek.
* Vergi ile ilgili faaliyet ve hesap neticelerini tespit etmek.
* Vergi ile ilgili muameleleri belli etmek.
* Mükellefin vergi karşısındaki durumunu hesap üzerinden kontrol etmek ve incelemek.
* Mükellefin hesap ve kayıtlarının yardımıyla üçüncü şahısların vergi karşısındaki durumlarını kontrol etmek ve incelemek.
Yukarıdaki ifadeye emanet mahiyetinde mükellef nezdinde bulunan değerlerinde hesaplarda ayrıca yer alması zorunluluğu da dahil bulunmaktadır.
Türk Ticaret Kanunu’nun 64’üncü maddesinin birinci fıkrasında belirlendiği üzere “Her tacir ticari defterleri tutmak ve defterlerinde ticari işletmesiyle ticari işletmesinin iktisadi ve mali durumunu, borç ve alacak ilişkilerini” ve her hesap dönemi içinde elde edilen neticeleri, söz konusu kanuna göre açıkça görülebilir bir şekilde ortaya koymak zorundadır.
Ticari defterler tacirler arasında ortaya çıkan uyuşmazlıklarda da delil olarak kullanılmaktadır. Bu bağlamda da Hukuk Muhakemeleri Kanunu’nun 22’nci maddesi uyarınca da “Mahkeme, ticari davalarda tarafların ticari defterlerinin ibrazına kendiliğinden veya taraflardan birinin talebi üzerine karar” verebilmektedir.
“Ticari defterlerin, ticari davalarda delil olarak kabul edilebilmesi için, kanuna göre eksiksiz ve usulüne uygun olarak tutulmuş, açılış ve kapanış onayları yaptırılmış ve defter kayıtlarının birbirini doğrulamış olması şarttır.”
Türk Ticaret Kanunu’nun 64’üncü maddesinin 3’üncü fıkrası uyarınca “Fiziki ortamda tutulan yevmiye defteri, defteri kebir ve envanter defteri” ile pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defterinin açılışı onayları, kuruluş sırasında ve kullanılmaya başlanmadan önce noter tarafından yapılacak. Bu defterlerin izleyen faaliyet dönemlerindeki açılış onayları, defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar notere yaptırılır. Pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla izleyen faaliyet dönemlerinde de açılış onayı yaptırılmaksızın kullanılmaya devam edilebilir. Yevmiye defteri ile yönetim kurulu karar defterinin kapanış onayı, izleyen faaliyet döneminin üçüncü ayının sonuna kadar notere yaptırılır. Ticaret şirketlerinin ticaret siciline tescili sırasında defterlerin açılışı ticaret sicili müdürlükleri tarafından da onaylanabilir. Açılış onayının noter tarafından yapıldığı hallerde noter ticaret sicili tasdiknamesini aramak zorundadır. Ticaret defterlerinin elektronik ortamda tutulması halinde bu defterlerin açılışlarında ve yevmiye defteri ile yönetim kurulu karar defterlerinin kapanışında noter onayı aranmaz. Fiziki ortamda veya elektronik ortamda tutulan ticari defterlerin nasıl tutulacağı, defterlere kayıt zamanı, onay yenileme ile açılış ve kapanış onaylarının şekli ve esasları Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığınca müştereken çıkartılacak olan bir tebliğ ile belirlenecek.
Tasdik işlemi usulüne uygun olarak yapılan ve tutulan ticari defter kayıtlarının sahibi ve halefleri lehine delil olarak kabul edilebilmesi için diğer tarafın aynı şartlara uygun olarak tutulmuş ticari defterlerindeki kayıtların bunlara aykırı olmaması veya ilgili hususta hiçbir kayıt içermemesi yahut defter kayıtlarının aksini senet veya diğer kesin delillerle ispatlanmamış olması gerekir. Bu şartlara uygun olarak tutulan defterlerdeki sahibi lehine ve aleyhine olan kayıtlar birbirinden ayrılamaz.
Diğer yandan açılış veya kapanış onayları bulunmayan ve içeriği kayıtlar birbirini doğrulamayan ticari defter kayıtları sahibi aleyhine delil olur.
Hukuk Muhakemeleri Kanunu’nun sözü edilen maddesinin 5’inci fıkrası uyarınca da “Taraflardan biri tacir olmasa dahi, tacir olan diğer tarafın ticari defterlerindeki kayıtları kabul edeceğini belirtir, ancak, karşı taraf defterlerini ibrazdan kaçınırsa, ibrazı talep eden taraf iddiasını ispat etmiş sayılır.”
Ticari defterlerin tutulmasında uyulacak esaslar Türk Ticaret Kanunu’nun 65’inci maddesinde sayılarak belirlenmiş bulunmaktadır.
Türk Ticaret Kanunu’nun 83’üncü maddesi gereği olarak da:
* Ticari uyuşmazlıklarda mahkeme yabancı gerçek veya tüzel kişi bile olsalar, tarafların ticari defterlerinin ibrazına, resen veya taraflardan birinin istemi üzerine karar verebilir.
* Hukuk Muhakemeleri Kanunu’nun yargılamayı gerektiren davalarda hazırlık işlemlerine ilişkin hükümleriyle senetlerin ibrazı zorunluluğuna dair olan hükümleri ticari işlerde de uygulanır.
KAYNAK:VEYSİ SEVİĞ/ITO G./10.12.2012