Hizmet Takip Programına ilişkin Tebliğin 6.m.nin 2. f.nda, Kurum, 1/9/2015 tarihinden sonra HİTAP’a yapılacak veri giriş yetki devirlerine ilişkin talepleri takip eden yılın 1 Ocak tarihi itibarıyla gerçekleştireceği, ancak, kanun veya kanun hükmünde kararname ile kamu idarelerinin yeniden yapılandırılması sonucu oluşacak taleplerde yukarıdaki hüküm uygulanmayacağı hükme bağlanmıştır.
Buna göre, Hizmet Takip Programına bir fazla kullanıcı adı ile bilgi gönderen kurumların, farklı kullanıcı adı ile gönderilen kayıtları 01/01/2017 tarihinde tek bir kullanıcı adında toplanmasını ve toplanan kullanıcı adı ile kayıt göndermek istemeleri durumunda, bu konudaki yazılı müracaatlarını 31/12/2016 tarihinden önce Kurumumuz kayıtlarına geçecek şekilde yapmaları gerekmektedir.
Yazılı olarak yapılacak taleplerde, bilgilerinin toplanması gereken kullanıcı adına ve yetki seviyesinin ne olacağına yer verilmesi, ayrıca evrakın kayıtlara geç girmesinin önlenebilmesi için yazılı talebin (postaya verilmeden önce) taranarak Programın iletişim alanında belirtilen e posta adresine gönderilmesi uygun olacaktır.
Personel bilgilerinin tek bir kullanıcı adı ile Programa gönderilmesini talep edecek kurumların, veri aktarımın sağlanabilmesi için 30/12/2016 tarihinde Saat:12:00 ‘dan sonra veri gönderimini durdurması ve gerekli önlenmeleri alması gerekmektedir.
Örneğin, A üniversitesinde görev yapan personelin bilgileri, personelin görev yaptıkları daire başkanlığı, fakülte ve yüksek okullarca kendi kullanıcı adı ile gönderilmektedir.
A üniversitesi rektörlüğü, birden fazla kullanıcı adı ile gönderilen kayıtları tek bir kullanıcı adında toplanmasını ve bu kullanıcı adı ile Programa bilgi gönderilmesini istemekte ise yazılı talepte bulunması gerekmektedir.
Yazılı talebin 31/12/2016 tarihinden önce Kurumumuz kayıtlarına geçmesi durumunda, 01/01/2017 tarihinden itibaren tek kullanıcı adı ile bilgi gönderebilecektir. Bu durumda 2017 yılında A üniversitesinin bilgiyi geç göndermesi veya hiç göndermemesi halinde her birimine ayrı ayrı idari para cezası gönderilmeyecek ve sadece belirlenen kullanıcı adına asgari ücretin 24 katını geçmemek üzere ceza gönderilebilecektir.
Yazılı talebin 31/12/2016 tarihinden sonra Kurumumuz kayıtlarına geçmesi durumunda Tebliğin ilgili maddesi gereği talep 01/01/2018 tarihinden geçerli olmak üzere yerine getirilebilecektir.
A üniversitesinin personelin bilgilerini tek bir kullanıcı adı ile bilgi gönderilmesi talebinde bulunmaması ve mevcut uygulamasına devam durumunda ise 2015 ve 2016 yıllarında olduğu gibi 2017 yılında da bilgiyi geç göndermesi veya hiç göndermemesi halinde bilgi girişi yapılan her bir kullanıcı adı için ayrı ayrı asgari ücretin 24 katına kadar ceza uygulanması söz konusu olacaktır.