EKAP İDARE İLE GERÇEK VE TÜZEL KİŞİ KAYITLARINA İLİŞKİN SIK SORULAN SORULAR

 EKAP nedir?

 KİK bünyesinde oluşturulan  elektronik kamu alımları platformudur. EKAP’LA İLGİLİ HER TÜRLÜ BİLGİYE;  KAMU İHALE KURUMU SİTESİNDEN ULAŞILMAKTADIR.        Elektronik Kamu Alımları Platformuna ( EKAP’a)   İdarenin kayıt ve protokol hazırlama işlemleri 5 adımdan oluşmaktadır

     İdare tipinin seçilmesi

• İdare bilgilerinin girilmesi
• İletişim bilgilerinin girilmesi
• Platform sorumlusunun/sorumlularının bilgilerinin girilmesi
• Protokolün hazırlanması

 İdare türü “Kamu” olanlar: Kurumsal kodunuzu doğru girdiğinizden ve ekrana gelen bilgilerin idarenize ait olduğundan emin olduktan sonra bir sonraki adıma geçiniz.

 Bütçe türünüzü 5018 sayılı Kanuna göre seçmeniz gerekmektedir. Bu hususun herhangi bir ihalenizin finansman kaynağıyla bir bağlantısı bulunmamaktadır. İhalelerin finansman kaynağı bazı idareler için ilgili idarenin 5018’deki bütçe türünden farklı olabildiğinden, her bir ihale için İKN alınma aşamasında ilgili ihalenin finansman türünün ne olduğu ayrıca sorulacaktır.

 İdare türü “Yerel İdareler” olanlar: Kurum kodunuzu bağlı bulunduğunuz muhasebe müdürlüğünden ya da ilçede iseniz mal müdürlüğünden öğreniniz/teyid ettiriniz.

1. İdare kaydı ekranlarındaki ilerle tuşlarını protokol oluşturma ekranına gelene kadar devam ettiriniz. Son adımda protokolünüz oluşacaktır. Kurumumuza istenen bilgileri girdiğiniz ekran çıktılarını değil, bu bilgilerin tamamını girdikten ve kaydettikten sonra oluşan protokolü göndermeniz gerekmektedir.

 

1. Kayıt işleminin tamamlanması sonunda 2 nüsha olarak hazırlanacak protokolün, bir nüshası idarenizde bırakılacaktır. Diğer nüshanın ise idareniz yetkilisi/yetkilileri tarafından imzalanarak ve idare mührü ile mühürlenerek Kamu İhale Kurumuna elden veya posta yolu ile ulaştırılması gerekmektedir.

 

• İdarenizin mührü varsa mutlaka protokolde kullanılmalıdır. Ancak, mührün imzayı kapatmamasına ve okunaklı olmasına özen gösterilmelidir.
• İdarenizin mührü yok ise bu hususu “idaremize ait mühür bulunmamaktadır” ibaresini el ile imza sayfasına yazmak suretiyle belirtiniz.

 

1. İmza için ayrılan bölüme İdarenizin yetkili kişisi tarafından isim kaşesi kullanılarak veya ad soyad yazılarak imza atılması ve tarih yazılması gerekmektedir. İdare türüne bağlı olarak sadece bir kişi imza atabileceği gibi, yetkili kişinin birden fazla olması durumunda (örneğin KİT ve BİT’lerde), protokolü yetkili kişilerin her biri veya bir kısmı ayrı ayrı da imzalayabilirler. Burada kaç imzanın gerekli olduğu hususu İdarenizce belirlenecektir. Birden fazla kişinin imza atması gerekiyorsa, imza alanındaki boşlukları kullanabilirsiniz.

 

1. Yukarıda belirtilen hususlarda bir eksiklik olması durumunda protokolünüz onaylanmayacaktır. Herhangi bir mağduriyete sebebiyet verilmemesi için yukarıda belirtilen hususlarda azami özenin gösterilmesi gerekmektedir.

 

1. Protokolünüz Kamu İhale Kurumuna ulaştıktan sonra onaylama süreci başlayacaktır. Bu süreçteki bilgilendirmeler platform sorumlusunun/sorumlularının e-posta adres(ler)ine yapılacağından burada belirtilen e-posta adres(ler)inin doğru ve aktif olduğundan emin olunuz.

 

• Protokolünüz onaylandığında protokolde belirtilen platform sorumlusunun/sorumlularının e-posta adres(ler)ine protokolün onaylandığına ilişkin bilgi ve kullanıcı hesaplarını aktif hale getirebilmeleri için aktivasyon linki gönderilecektir. Platform sorumlusunun/sorumlularının bu aktivasyon adımlarını izleyerek şifrelerini belirleme ve kullanıcı hesaplarını aktif hale getirme işlemlerini yapmaları gerekmektedir.
• Protokolünüzün onaylanmadığı durumlarda buna ilişkin hata ve uyarı mesajlarıyla birlikte bir e-posta protokolde belirtilen platform sorumlusunun/sorumlularının e-posta adres(ler)ine gönderilecektir.

 

1. Protokolünüzü Kamu İhale Kurumuna göndermediğiniz sürece idare kaydınızı yeniden yapıp, yeni bir protokol hazırlayabilirsiniz. Doğru olarak hazırladığınızdan emin olduktan sonra protokolünüzü Kamu İhale Kurumuna elden veya posta yoluyla ulaştırabilirsiniz.
2. EKAP ne zaman devreye alınacaktır?

 

          24.02.2010 tarihi itibariyle EKAP’ta idare ile gerçek ve tüzel kişi kayıtlarına başlanmıştır. İdare ile gerçek ve tüzel kişi kayıtlarını takiben, Kamu Satınalma Platformu üzerinden yapılan tüm işlemleri de içeren elektronik ihaleyle ilgili süreçler en kısa sürede EKAP’ta gerçekleştirilecektir. Konuya ilişkin olarak Kamu İhale Kurumunun (Kurum) internet sayfasında ilgili duyurular yapılmaktadır.

           Kayıtları onaylanan veya onaylanmakta olan idareler ile gerçek ve tüzel kişilere kayıtları sırasında girdikleri elektronik posta adresleri üzerinden de süreçle ilgili bilgilendirmeler yapılacaktır.

1. İdareler ile ihalelere katılacak gerçek ve tüzel kişilerin EKAP’a kayıt süreci nasıl olacaktır?

İdareler ile gerçek ve tüzel kişiler EKAP üzerinden kayıtlarını gerçekleştirip protokolün çıktısını alacaklardır. İdareler, protokolü ıslak imzalı ve mühürlü olarak, gerçek/tüzel kişiler ise ıslak imzalı ve kaşeli olarak yetki belgeleriyle birlikte elden veya posta ile Kuruma ulaştıracaklardır. Kurum, kendisine ulaşan belgeleri ve EKAP kayıtlarını kontrol ederek idare ile gerçek ve tüzel kişilerin kayıtlarına onay verecektir. Onay işleminden sonra idareler ile gerçek ve tüzel kişiler kayıt sırasında girdikleri e-posta adresine gönderilen bir mesaj ile bilgilendirileceklerdir. İdarelerin ve gerçek/tüzel kişilerin kayıt sırasında tanımladıkları platform sorumluları onay işleminden sonra şifrelerini alarak EKAP’a giriş yapabilecekler ve yeni kullanıcı oluşturabileceklerdir.

1. Protokol ekinde hangi belgelerin gönderilmesi gerekmektedir?

İdarelerin protokol dışında herhangi bir belge göndermelerine gerek bulunmamaktadır. Protokol dokümanının ıslak imzalı ve mühürlü olması yeterlidir.

Gerçek ve tüzel kişilerin ise protokolde belirtildiği gibi aşağıda detayları verilen belgeleri protokol ekinde göndermeleri gerekmektedir.

Gerçek ve tüzel kişilerin kayıtlarında gerekli yetki belgeleri:

1.  
   1. Gerçek kişi olması halinde;
      1. Kayıtlı olduğu ticaret ve/veya sanayi odasından ya da esnaf ve sânatkar odasından veya ilgili meslek odasından Protokol kaydının yapıldığı yılda alınmış, odaya kayıtlı olduğunu gösterir belgenin aslı veya noterce onaylı örneği,
      2. Noter tasdikli imza beyannamesi,
      3. Eğer protokol vekil tarafından imzalanmış ise vekil adına düzenlenmiş noter onaylı vekâletname ile vekilin noter tasdikli imza beyannamesi
   2. Tüzel kişi olması halinde;
      1. İlgili mevzuatı gereği kayıtlı olduğu ticaret ve/veya sanayi odasından Protokol kaydının yapıldığı yılda alınmış, tüzel kişiliğin odaya kayıtlı olduğunu gösterir belgenin aslı veya noterce onaylı örneği,
      2. Tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirküleri,
      3. Eğer protokol vekil tarafından imzalanmış ise, vekil adına düzenlenmiş noter onaylı vekâletname ile vekilin noter tasdikli imza beyannamesi.

1. Protokolde belirtilen imza atmaya yetkili kişiler kimlerdir?

İmza atmaya yetkili kişiler idareler için idare adına sözleşme veya protokol imzalamaya yetkili idare yetkilisi veya yönetim kurulu üyeleridir. Gerçek veya tüzel kişiler için ise şirket adına imza atmaya yetkili olduğu belirtilen kişi/kişiler veya bu yetkili kişi/kişiler veya yetkili kişi/kişiler tarafından vekâletname ile yetkilendirilen kişi/kişilerdir.

Not: Protokolde 3 imza yeri açılmış olup bu alanların hepsine imza atılması zorunlu değildir. İmza atması gereken kişilerin birer imza atması yeterlidir. Üçten az olması halinde diğer imza alanları boş bırakılabilir; üçten fazla olması halinde sayfadaki uygun boş alanlar kullanılabilir.

1. Protokollerin ne zamana kadar imzalanıp gönderilmesi gerekmektedir?

Protokollerin en kısa zamanda ıslak imzalı ve mühürlü/kaşeli olarak Kamu İhale Kurumu’na posta yolu ile veya elden ulaştırılması gerekmektedir. Protokolün elektronik ortamda hazırlanmasını takiben 30 gün içinde protokolün ıslak imzalı ve mühürlü/kaşeli olarak posta ile veya elden Kamu İhale Kurumuna ulaşmaması durumunda kayıtların tekrar yapılması gerekecektir.

1. İmzalı protokollerinin hangi adrese gönderilmesi gerekmektedir?

Protokoller, Kurumun aşağıda belirtilen adresine elden veya posta ile ulaştırılmalıdır:
Kamu İhale Kurumu  Kamu Alımlarını İzleme ve Bilgi Hizmetleri Dairesi Mevlana Bulvarı ( Konya Yolu ) No:186 06520 Balgat / ANKARA

1. EKAP’ta ilgili kayıt bilgilerini girip çıktısını aldıktan sonra bazı bilgilerin eksik girildiğinin fark edilmesi durumunda protokol bilgileri güncellenebilecek midir?

Protokollerle ilgili değişiklikleri içeren süreç aşağıdaki gibidir:

Protokol	Protokolün EKAP aracılığı ile hazırlanması ancak henüz Kuruma gönderilmemesi halinde	Protokolün Kuruma gönderilmesi ancak henüz Kurum tarafından onaylanmaması halinde	Protokolün Kurum tarafından onaylanması halinde
Değişiklik Halinde	Protokol EKAP’ta yeniden hazırlanıp Kuruma gönderilebilecek.	Protokolün Kurum tarafından onaylanması beklenecek. Onaylandıktan sonra EKAP’a giriş yapılarak protokolde değişiklik yapılabilir.	EKAP’a giriş yapılarak protokolde değişiklik yapılabilir.

1. Protokol onaylandıktan sonra değişiklik olduğunda ne yapılması gerekiyor?

5.maddeye bakınız.

1. (*) işaretli alanlar ne anlama gelmektedir/Doldurulması zorunlu alanlar nelerdir?

(*) Tek yıldız işaretli alanlar bir sonraki adıma geçebilmeniz için doldurulması gereken zorunlu alanları göstermektedir.

(**) Çift yıldız işaretli alanlar: BİT’lerde ortaklığı bulunan yerel idare sayısı birden fazla olabilmektedir. Bu durumda BİT kayıtlarında “İkinci En Fazla Ortaklığı Bulunan Yerel İdare” başlığı altındaki alanlar tercihe bağlı olarak doldurulur. Eğer İkinci En Fazla Ortaklığı Bulunan Yerel İdareye ait bilgiler doldurulacaksa “Türü”, (“Belediye Türü”), “İli”, “Adı”, “Oranı” alanları doldurulmadan kayıt yapılamaz.

(***) Üç yıldız işaretli alanlar: “Elektronik Kamu Alımları Platformu II. Sorumlusu” başlığı altındaki alanlar tercihe bağlı doldurulur. Eğer Platformu II. Sorumlusu girişi yapılacaksa “TC Kimlik No”, “Doğum Tarihi”, “Adı”, “Soyadı”, “Elektronik Posta Adresi”, “Unvan” ve en az bir adet telefon numarası doldurulmadan kayıt yapılamaz.

10.  Kurumsal Kod nereden öğrenilebilecektir?

Kurumsal kod, idarenin kendi saymanlık/muhasebe birim/birimlerinden ya da Strateji Geliştirme Başkanlıklarından öğrenilmelidir.

11.  Saymanlık kodu nereden öğrenilebilecektir?

Saymanlık kodu, idarenin kendi saymanlık/muhasebe birim/birimlerinden ya da Strateji Geliştirme Başkanlıklarından öğrenilmelidir.

12.  Platform sorumlusu kimler olmalı?

İdare için: İdare bünyesinde ihale işlemlerini yürüten birimde çalışan bir personel (yetkili olması gerekmiyor) platform sorumlusu olarak belirlenebilir.
Gerçek ve tüzel kişi için: Platform sorumlusu olarak belirlenecek kişinin gerçek veya tüzel kişi adına imza yetkisine sahip olması gerekmemekte, bu kişinin gerçek veya tüzel kişi bünyesinde ihale işlemlerini yürütmesi yeterlidir.

13.  Hangi idarelerin EKAP’a kayıt yapması gerekmektedir?

5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu uyarınca harcama birimi olarak belirlenen tüm idarelerin EKAP’a kayıt olması gerekmektedir. 5018 sayılı kanuna tabi olmayan idareler de eğer Kamu İhale Kanunu kapsamında ihale yapıyorlarsa EKAP’a kayıt olmaları gerekmektedir.

14.  Aynı idarenin farklı harcama birimleri ayrı kayıt yapmalı mı? (Kamu ve Döner Sermaye İşletmeleri için geçerlidir; Yerel İdareler için bir sonraki soruya bakınız.)

Aynı idarenin farklı harcama birimleri için farklı kurumsal kodlar mevcuttur. Farklı kurumsal koda sahip olan birimlerin de ayrıca idare kayıtlarını gerçekleştirmeleri gerekmektedir. İdare adına imza atmaya yetkili kişi aynı olduğundan aynı idarenin farklı kurumsal kodlara sahip harcama birimlerinden sadece birisinin idare kaydını gerçekleştirdikten sonra protokolü imzalayıp ve mühürleyip göndermesi protokol süreci için yeterlidir. Aynı idarenin diğer harcama birimlerinin ise sadece idare kayıtlarını gerçekleştirmeleri yeterli olacaktır. EKAP, idareleri girdikleri saymanlık ve kurumsal kodlarına göre yönlendirecektir. Farklı harcama birimleri kendi platform sorumlularını ve kullanıcıları oluşturabilecektir.

15.  Aynı yerel idarenin farklı harcama birimleri ayrı kayıt yapmalı mı?

Yerel idarelerin tarafından elektronik ortamda kayıtları yapılıp protokol oluşturulurken Muhasebat Genel Müdürlüğü’nün Kamu İhale Kurumuna sağladığı Kurum Kodları esas alınmıştır. Bu kod yerel idareler için tekil bir kod olup, ilgili idarenin farklı harcama birimleri için değişkenlik göstermemektedir. Yerel İdareler (Belediyeler, İl Özel İdareleri ve Mahalli İdare Birlikleri) 5 basamaklı Kurum Kodları ile EKAP’ta idare kayıtlarını tamamlayarak protokol oluşturmalıdırlar. Yerel idare çeşitli sebeplerle aynı Kurum Kodu ile birden fazla protokol oluştursa bile, Kamu İhale Kurumuna bir tek protokol göndermesi gerekmektedir. Aynı yerel idarenin birden fazla harcama birimi olması durumunda, her bir harcama birimi için ayrı ayrı kayıt yapılıp ve protokol oluşturulup Kamu İhale Kurumuna gönderilmesine gerek yoktur. Zira ilk yapılan idare kaydının Kamu İhale Kurumunca aktivasyonu yapıldıktan sonra, aynı idare altında işlem yapılabilecek şekilde birden fazla kullanıcı eklenmesine EKAP izin verecektir. İdarenizin takdirine bağlı olarak farklı harcama birimleri için farklı kullanıcı ekleyebileceksiniz. Bu nedenle, Kamu İhale Kurumuna gönderdiğiniz protokollerin doğruluğundan emin olunuz ve idarenizdeki farklı harcama birimleri için ayrı ayrı protokol oluşturup Kamu İhale Kurumuna göndermeyiniz.

16.  Kamu Satınalma Platformunda kaydı bulunan idarelerin ve isteklilerin (gerçek ve tüzel kişilerin) EKAP’a tekrar kayıt yaptırması gerekmekte midir?

Evet, bu idarelerin ve isteklilerin (gerçek ve tüzel kişilerin) EKAP’a kayıt yaptırması gerekmektedir.

17.  5018 sayılı kanuna tabi olmayan idarelerin de EKAP’a kayıt yaptırması gerekmekte midir?

5018 sayılı kanuna tabi olmayan idareler eğer Kamu İhale Kanunu kapsamında ihale yapıyorlarsa EKAP’a kayıt olmaları gerekmektedir. 5018 sayılı kanun kapsamı dışındaki 25 idare EKAP kayıtları sırasında ilk menüden idare tipi olarak “5018 Kapsamı Dışındaki Diğer İdareler”i seçip kayıtlarını yapabilirler.

18.  Kendi ihtiyaçları için alım yapan Döner Sermaye İşletmeleri’nin de ayrıca EKAP’a kayıt yaptırması gerekmekte midir?

Kendi ihtiyaçları için alım yapan Döner Sermaye İşletmeleri’nin de EKAP’a kayıt yaptırması gerekmektedir. Döner sermaye işletmelerinin hizmet verdiği idareye (örneğin üniversitelere ya da sağlık bakanlığına bağlı hastanelere) ait alımlar için döner sermaye işletme kaydı kesinlikle kullanılmayacaktır. Döner sermaye işletmelerinin hizmet verdiği idareler için gerçekleştirilecek olan alımlarda her idare için ayriyeten EKAP üzerinden kayıt yapılarak protokol oluşturulacak olup bu idareye ait alımlarda bu idareye ait bir kullanıcı ile EKAP’a giriş yapılacaktır.

19.  Kamu İktisadi Teşebbüsleri (KİT) ve Belediye İktisadi Teşekkülleri (BİT) idare kayıtlarını yaptıktan sonra, EKAP üzerinden istekli kaydı da yapabilir mi?

Evet, yapabilirler. KİT ve BİT’ler Kamu İhale Kanunu kapsamındaki alımlarda EKAP’a idare olarak giriş yapacaklar ve ihale dokümanlarını EKAP aracılığı ile oluşturacaklardır. Aynı zamanda başka bir idarenin ihalesine istekli olarak teklif verebilecektir. Bu yüzden EKAP gerçek ve tüzel kişi kayıtlarında bu durumdaki BİT, KİT ve diğer kamu organizasyonları için “Kurum Kuruluş” seçeneği yer almaktadır.

20.  Gerçek ve tüzel kişiler için şube kaydının gerçekleştirilememesinin sebebi nedir?

Gerçek ve tüzel kişiler için açısından ilk önce merkez kaydının yapılması zorunludur. Merkez kaydının yapılmasından sonra şube kayıtları da yapılabilecektir.

21.  Güvenli elektronik imza almaya neden gerek vardır?

İlgili duyuru metni: Duyuru Metni

22.  Güvenli elektronik imzalar nereden temin edilebilecektir?

İlgili duyuru metni: Duyuru Metni

23.  Güvenli elektronik imzaları kimler almalıdır?

Güvenli elektronik imzayı, şu anda Kamu İhale Kanunu kapsamında düzenlenen ihalelere teklif verirken ıslak imza atan şirket (genel müdürler veya vekâlet verilen satış müdürleri gibi) yetkilileri almalıdır.

24.  Gerçek ve tüzel kişi kayıtlarında iletilecek olan vekâletnamelerde EKAP için imza yetkisi verilmiştir ibaresinin eklenmesine gerek var mıdır?

Şu anda Kamu İhale Kanunu kapsamındaki ihalelere teklif verme yetkisi varsa bu yeterli olacaktır. Ayrıca EKAP için yetki verilmesine gerek yoktur.