Türk Ticari Kanunu’nun ‘Ticari İşletme’ başlıklı birinci kitabının beşinci kısmı (Md. 64-88) ‘Ticari Defterler’le ilgili hükümleri içermektedir. Genel ilke olarak ‘Her tacir ticari defterleri tutmak ve defterinde, ticari işlemleriyle ticari işletmesinin iktisadi ve mali durumunu, borç ve alacak ilişkilerini ve her hesap dönemi içinde elde edilen neticeleri’ Türk Ticaret Kanunu’na göre açıkça görülebilir bir şekilde ortaya koymak zorundadır. Bu bağlamda ‘defterler üçüncü kişi uzmanlara, makul bir süre içinde yapacakları incelemede işletmenin faaliyetleri ve finansal durumu hakkında fikir verebilecek şekilde tutulacak.’ Dolayısıyla ‘işletme faaliyetlerinin oluşumu ve gelişmesi defterlerden izlenebilmelidir.’ (TTK Md. 64, f.1)
Defter tutmakla yükümlü bulunan gerçek ve tüzel kişiler münferit ve konsolide finansal tablolarını düzenlerken ‘Kamu Gözetimi, Muhasebe ve Denetim Standartları Kurumu tarafından yayımlanan Türkiye Muhasebe Standartları’na, kavramsal çerçevede yer alan muhasebe ilkelerine ve bunların ayrılmaz parçası olan yorumlara uymak ve bunları uygulamak’ zorundadırlar. (TTK Md. 88, f.1)
Buna göre gerçek ve tüzel kişilerin ticari defterlerinin, küçük ve orta ölçekli işletmelerin, ticaret şirketlerinin finansal tabloları ile konsolide hesaplarının, hatta gereğinde esnafın Türkiye Muhasebe Standartları’na uygun kayıt tutması koşulu hükme bağlanmış bulunmaktadır. Türk Ticaret Kanunu’nun 68’inci maddesi gereği olarak ‘Tacir, ticari faaliyet döneminin başında ve her faaliyet döneminin sonunda varlık ve borçlarının tutarlarının ilişkisini gösteren finansal tabloyu sırasıyla açılış bilançosunu ve yıllık bilançoyu çıkarmak zorundadır. Açılış bilançosunda, yıl sonu finansal tablolarına, yıl sonu bilançosuna ilişkin hükümler uygulanacak.’
Bilanço ile gelir tablosu, yıl sonu finansal tablolarını oluşturur. Tacir gelir tablosunu hazırlamakla yükümlüdür. Defterler ve gerekli diğer kayıtlar Türkçe tutulur. (TTK Md, f.1) Defterlere yazılımlar ve diğer kayıtlar, eksiksiz, doğru, zamanında ve düzenli olarak yapılır. (TTK Md. 65, f.2)
Bir yazım veya kayıt, önceki içeriği belirleyecek şekilde çizilemez ve değiştirilemez. Kayıt sırasında mı yoksa daha sonra mı yapıldığı anlaşılamayan değişiklikler yasaktır. (TTK Md. 65, f.3)
Kayıtların elektronik ortamda tutulması da mümkündür. (TTK Md. 65, f.4, Md. 82, f.4)
Türk Ticaret Kanunu’na tabi olan gerçek ve tüzel kişiler Vergi Usul Kanunu’nun defter tutma ve kayıt zamanıyla ilgili hükümleri ile aynı kanunun 175’inci ve mükerrer 257’nci maddelerinde yer alan yetkiye istinaden yapılan düzenlemelere uymak zorundadırlar. Türk Ticaret Kanunu’nun defter tutma, envanter, mali tabloların düzenlenmesi, aktifleştirme, karşılıklar, hesaplar, değerleme, saklama ve ibraz hükümleri Vergi Usul Kanunu ile diğer vergi kanunlarının aynı hususları düzenleyen hükümlerinin uygulanmasına, vergi kanunlarına uygun olarak vergi matrahının tespit edilmesine ve buna yönelik mali tabloların hazırlanmasına engel teşkil etmeyecek. (TTK Md. 64, f.5)
Türk Ticaret Kanunu’nun 64’üncü maddesinin 3’üncü fıkrası hükmü gereği olarak ‘fiziki ortamda tutulan yevmiye defteri, defteri kebir ve envanter defteri ile’ pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ve genel kurul ve müzakere defteri ticari defter olarak kabul edilmiştir.
Ticari defterlerin açılış onayları kuruluş sırasında ve kullanılmaya başlanmadan önce noter tarafından yapılacak. Bu defterlerin izleyen faaliyet dönemlerindeki açılış onayları, defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önce önceki ayın sonuna kadar notere yaptırılır. Pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla izleyen faaliyet dönemlerinde de açılış onayı yaptırılmaksızın kullanılmaya devam edilecek. Yevmiye defteri ile yönetim kurulu karar defterinin kapanış onayı, izleyen faaliyet döneminin üçüncü ayının sonuna kadar notere yaptırılır. Ticaret şirketlerinin ticaret siciline tescili sırasında defterlerin açılışı ticaret sicili müdürlükleri tarafından da onaylanabilir. Açılış onayının noter tarafından yapıldığı hallerde noter, ticaret sicili tasdiknamesi aramak zorundadır.
Ticari defterlerin elektronik ortamda tutulması halinde bu defterlerin açılışlarında ve yevmiye defteri ile yönetim kurulu karar defterlerinin kapanışında noter anayı aranmaz. Fiziki ortamda veya elektronik ortamda tutulan ticari defterlerin nasıl tutulacağı, defterlere kayıt zamanı, onay yenileme ile açılış ve kapanış onaylarının şekli ve esasları Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığınca müştereken çıkarılan tebliğle belirlenecek. (TTK Md. 64, f.3)
VEYSİ seviğ/ito G./02.11.2012